Η Πατρίνα Ταραμίδου αναλύει το έργο που υλοποιεί το ΤΔΔΠ

Το έργο έχει ως στόχο την αναβάθμιση της διοικητικής ικανότητας του δημόσιου τομέα και των παρεχομένων υπηρεσιών

Ο ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ του αγγίζει τις 800 χιλιάδες ευρώ και συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο

Το Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού (ΤΔΔΠ), υλοποιεί Έργο με τίτλο «Βελτίωση και Αναδιοργάνωση της διοικητικής ικανότητας Τμημάτων της Κυπριακής Δημόσιας Υπηρεσίας». Το έργο έχει ως στόχο την αναβάθμιση της διοικητικής ικανότητας του δημόσιου τομέα και των παρεχομένων υπηρεσιών. Η Λειτουργός Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού Α και Υπεύθυνη Έργου, Πατρίνα Ταραμίδου, με συνέντευξή της στη «Σ», παρέχει πληροφόρηση αναφορικά με το Έργο, τις επιμέρους συμβάσεις που περιλαμβάνονται σε αυτό, τους στόχους και τα αποτελέσματά του. Μας αναλύει, ακόμη, τα αναμενόμενα οφέλη του Έργου, με έμφαση στον αντίκτυπο που θα έχει στον πολίτη.

Το έργο κι οι στόχοι του

- Κατ' αρχήν θα θέλαμε να μας πείτε λίγα λόγια για το Έργο.

- Το υπό αναφοράν Έργο υλοποιείται από το ΤΔΔΠ και έχει προϋπολογισμό €808.082,11, με συγχρηματοδότηση κατά 85% από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, ενώ το υπόλοιπο 15% καλύπτεται από εθνικούς πόρους. Το Έργο εντάσσεται στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Απασχόληση, Ανθρώπινο Κεφάλαιο και Κοινωνική Συνοχή 2007-2013» και υλοποιείται κάτω από τον ειδικό στόχο «Αναβάθμιση της διοικητικής ικανότητας του Δημόσιου Τομέα και των παρεχομένων υπηρεσιών».

Στα πλαίσια του Έργου έχουν υλοποιηθεί/ υλοποιούνται Συμβάσεις που αφορούν στo Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού (ΤΔΔΠ) του Υπουργείου Οικονομικών, σε Τμήματα του Υπουργείου Εσωτερικών: Τμήμα Πολεοδομίας και Οικήσεως (ΤΠΟ), Τμήμα Κτηματολογίου και Χωρομετρίας (ΤΚΧ) και στις Επαρχιακές Διοικήσεις (ΕΔ) (αναφορικά με την έκδοση άδειας οικοδομής και τη διαδικασία διαχωρισμού οικοπέδων - οικοδομών), καθώς επίσης και στα Κέντρα Εξυπηρέτησης του Πολίτη (ΚΕΠ), τα οποία υπάγονται στo ΤΔΔΠ.

- Ποιοι οι στόχοι και τα αναμενόμενα αποτελέσματα του έργου;

- Ουσιαστικά, ο γενικός στόχος του Έργου, όπως προκύπτει και από τον τίτλο του, είναι η αναβάθμιση της διοικητικής ικανότητας του δημόσιου τομέα και των παρεχομένων υπηρεσιών. Σε αυτά τα πλαίσια, οι δράσεις που διενεργούνται μέσω των επιμέρους Συμβάσεων του Έργου, αποσκοπούν στη βελτίωση της εσωτερικής λειτουργίας των εμπλεκόμενων Τμημάτων, στην ανάπτυξη, αποτελεσματική αξιοποίηση και βελτίωση της αποδοτικότητας του Ανθρώπινου Δυναμικού, καθώς και στην ανάπτυξη μεθοδολογικών εργαλείων που έχουν οριζόντια εφαρμογή και θα αξιοποιηθούν στη συνέχεια για την ενίσχυση της λειτουργίας άλλων φορέων του κυπριακού δημόσιου τομέα. Όλα τα πιο πάνω έχουν ως τελικό στόχο τη βελτίωση των παρεχομένων υπηρεσιών προς τον πολίτη και την κοινωνία ως σύνολο, αλλά και την αποδοτικότερη λειτουργία των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης.

Τι επετεύχθη μέχρι σήμερα

- Τι έχει επιτευχθεί μέχρι σήμερα στα πλαίσια του Έργου;

- Μέχρι σήμερα έχουν ολοκληρωθεί δράσεις που αφορούν στην καταγραφή των υφιστάμενων διαδικασιών των Τμημάτων του Υπουργείου Εσωτερικών που έχουν προαναφερθεί, στην αξιολόγηση του υφιστάμενου θεσμικού πλαισίου που διέπει τη λειτουργία τους, ενώ στη συνέχεια εφαρμόστηκε η μεθοδολογία της σύγκρισης επιδόσεων (Benchmarking), με πρακτικές που ακολουθούν αντίστοιχα Τμήματα σε άλλες χώρες και υποβλήθηκαν εισηγήσεις για απλούστευση των Διαδικασιών και Εκσυγχρονισμό του Θεσμικού Πλαισίου.

Επιπρόσθετα, ολοκληρώθηκε η προετοιμασία για την εφαρμογή Συστήματος Ποιότητας κατά ISO στα προαναφερθέντα Τμήματα και στα ΚΕΠ, καθώς και η αξιολόγηση του υφιστάμενου τρόπου λειτουργίας των ΚΕΠ. Πέραν των πιο πάνω, έχει διενεργηθεί Μελέτη Αναδιοργάνωσης του ΤΔΔΠ, στην οποία καταγράφηκαν στοιχεία για την υφιστάμενη κατάσταση, υποβλήθηκαν προτάσεις στρατηγικού σχεδιασμού, αναδιοργάνωσης και ανασχεδιασμού διαδικασιών, αναπτύχθηκαν οδηγοί εφαρμογής των μεθοδολογιών που χρησιμοποιήθηκαν και έγινε εκπαίδευση για την πρακτική εφαρμογή τους.

Αξίζει, επίσης, να σημειωθεί ότι, στα πλαίσια της υλοποίησης της Σύμβασης για Πιστοποίηση ενιαίου Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2008, αναμένεται η πιστοποίηση των προαναφερθέντων Τμημάτων από Φορέα Πιστοποίησης κατά το πρώτο εξάμηνο του 2015.

Η πιστοποίηση ISO

- Μιλήστε μας για τη Μελέτη που αφορά στην εφαρμογή ISO.

- Το ΤΔΔΠ βρίσκεται στη διαδικασία αξιολόγησης προσφορών αναφορικά με τον διαγωνισμό που αφορά στην Πιστοποίηση ISO. Ο εν λόγω διαγωνισμός είναι άμεσα συνυφασμένος με τη μελέτη για την Προετοιμασία των Εμπλεκόμενων Τμημάτων για την Εφαρμογή Προτύπου ISO 9001:2008, η οποία ολοκληρώθηκε τον Οκτώβριο του 2014, στα πλαίσια της οποίας πραγματοποιήθηκε ανάλυση της υφιστάμενης λειτουργίας των εμπλεκόμενων Τμημάτων, για να διαπιστωθεί η συμβατότητά της με τις πρόνοιες του προτύπου ISO 9001:2008 και, όπου παρουσιάστηκαν αποκλίσεις, αναπτύχθηκε σχέδιο δράσης για την εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης ποιότητας.

Η ευθύνη για την εφαρμογή του Συστήματος ανατέθηκε σε Ομάδες Ποιότητας, οι οποίες συστάθηκαν στα εμπλεκόμενα Τμήματα, με προδιαγεγραμμένους ρόλους και καθήκοντα. Οι εν λόγω Ομάδες έτυχαν της αναγκαίας εκπαίδευσης σε θέματα ISO 9001:2008 αλλά και σε θέματα ανασχεδιασμού διαδικασιών. Αναπόσπαστο μέρος της όλης διαδικασίας αποτέλεσε, επίσης, η καταγραφή των διαδικασιών των εμπλεκόμενων Τμημάτων, υπό τη μορφή που υπαγορεύει το πρότυπο ISO 9001:2008, καθώς και η ανάπτυξη πρόσθετων διαδικασιών που επιβάλλονται από το πρότυπο, οι οποίες διέπουν την διαδικασία της συνεχούς βελτίωσης.

Επιπρόσθετα, διεξήχθησαν δειγματοληπτικές επιθεωρήσεις για την επιβεβαίωση της εφαρμογής του συστήματος διαχείρισης της ποιότητας και των διαδικασιών λειτουργίας. Σκοπός της ενέργειας αυτής ήταν η προετοιμασία των Τμημάτων για την επιθεώρηση πιστοποίησης που θα πραγματοποιηθεί από τον Φορέα Πιστοποίησης μετά την ανάθεση της Σύμβασης.

- Με βάση τα πιο πάνω, ποια πιστεύετε ότι είναι τα αναμενόμενα οφέλη από την εφαρμογή του προτύπου ISO 9001:2008 στα εμπλεκόμενα Τμήματα;

-Κατά κύριο λόγο, ένα από τα σημαντικότερα οφέλη, είναι το γεγονός ότι για σκοπούς πιστοποίησης ISO, καθώς και διατήρησης της πιστοποίησης, τα εμπλεκόμενα Τμήματα συστήνουν Ομάδες Διαχείρισης Ποιότητας και εισάγουν μόνιμους μηχανισμούς για συνεχή αξιολόγηση και βελτίωση των διαδικασιών τους. Ως εκ τούτου, ουσιαστικά εγκαθιδρύονται μόνιμοι μηχανισμοί διεξαγωγής εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων και επιθεωρήσεων. Ο θεσμός του εξωτερικού αξιολογητή έρχεται να επιβεβαιώσει με ανεξάρτητο τρόπο τη λειτουργία των Τμημάτων σύμφωνα με τις προδιαγραφές του προτύπου.

Πέραν των πιο πάνω, με την εφαρμογή συστήματος διαχείρισης ποιότητας επιτυγχάνεται, μεταξύ άλλων, η βελτίωση της εσωτερικής οργάνωσης των Τμημάτων, η ορθότερη διαχείριση των πόρων τους, η τυποποίηση των διαδικασιών τους και η ομοιόμορφη εφαρμογή, σε παγκύπρια βάση, τόσο από τα κεντρικά όσο και από τα επαρχιακά γραφεία, η βελτίωση του χρόνου διεξαγωγής των εργασιών, καθώς και η βελτίωση των σχέσεών τους με τους πολίτες, η μείωση του κόστους λειτουργίας τους κτλ.

- Ποια είναι τα μεθοδολογικά εργαλεία που προαναφέρατε και εξηγήστε μας τι εννοούμε με τον όρο «οριζόντια εφαρμογή» τους.

- Στα πλαίσια του Έργου αναπτύχθηκαν Οδηγοί/ Εγχειρίδια που αφορούν: αναδιοργάνωση και ανασχεδιασμό διαδικασιών, σύγκριση επιδόσεων και προετοιμασία για την εφαρμογή του προτύπου ISO 9001:2008. Τα εργαλεία αυτά εφαρμόστηκαν στα εμπλεκόμενα Τμήματα, στα οποία έγινε και σχετική εκπαίδευση για την εφαρμογή τους, και δύνανται να αξιοποιηθούν περαιτέρω για τη βελτίωση της λειτουργίας άλλων δημόσιων υπηρεσιών.

Ως εκ τούτου, μπορούμε να πούμε ότι τα εν λόγω εργαλεία έχουν οριζόντια εφαρμογή, καθώς αξιοποιείται η τεχνογνωσία που αποκτάται για την ενίσχυση της λειτουργίας των υπόλοιπων φορέων του δημόσιου τομέα της Κύπρου. Συγκεκριμένα, τα εργαλεία αυτά αποτελούν «Οδικό χάρτη» για την εκπόνηση συναφών Μελετών, παρέχοντας κατευθύνσεις και οδηγίες στα αρμόδια στελέχη, ενώ διασφαλίζουν την τυποποίηση, ομοιομορφία, πληρότητα και αξιοπιστία της ακολουθούμενης προσέγγισης, των χρησιμοποιούμενων εργαλείων και των παραγόμενων αποτελεσμάτων.

Ο αντίκτυπος στους πολίτες

- Σύμφωνα με τα όσα μάς έχετε περιγράψει, φαίνεται πως τα εμπλεκόμενα Τμήματα καθώς και η δημόσια υπηρεσία γενικότερα θα έχουν σημαντικές βελτιώσεις στη λειτουργία τους. Τι αντίκτυπο εκτιμάται πως θα έχει αυτό στους πολίτες;

- Όπως ανέφερα και πιο πάνω, τα εμπλεκόμενα στο Έργο Τμήματα, ως επί το πλείστον, αποτελούν φορείς της δημόσιας υπηρεσίας με τους οποίους συναλλάσσεται ο πολίτης. Ως εκ τούτου, οι εσωτερικές αλλαγές οι οποίες αναμένεται να πραγματοποιηθούν για σκοπούς βελτίωσης της λειτουργίας και αύξησης της αποδοτικότητάς τους, αναπόφευκτα θα έχουν αντίκτυπο και στον πολίτη.

Δεδομένου ότι πρόκειται για δημόσιους οργανισμούς, η βελτίωση της απόδοσης είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες, αλλά και προς τις επιχειρήσεις. Στα πλαίσια του Έργου δόθηκε έμφαση στις διαδικασίες που παρουσίαζαν τα περισσότερα προβλήματα ή καθυστερήσεις, με στόχο την απλοποίησή τους, τη μείωση του χρόνου εκτέλεσής τους και, κατ’ επέκτασιν, του χρόνου εξυπηρέτησης του πολίτη.

Παράλληλα, το γεγονός ότι στα πλαίσια του Έργου αριθμός Τμημάτων προετοιμάστηκε για την ανάπτυξη συστήματος διοίκησης ποιότητας ISO, είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς ο στόχος τέτοιου συστήματος, είναι η τήρηση και η βελτίωση των προδιαγραφών των προϊόντων ή υπηρεσιών που προσφέρει ένας Οργανισμός, έτσι ώστε να καλύπτονται οι συνεχώς μεταβαλλόμενες απαιτήσεις των πελατών, που στην προκειμένη περίπτωση είναι οι πολίτες ή/ και οι επιχειρήσεις.

Καταληκτικά, θα ήθελα να σημειώσω ότι, όσο βελτιώνεται εσωτερικά ο δημόσιος τομέας, τόσο βελτιώνονται οι υπηρεσίες που προσφέρονται στον πολίτη και αυτό είναι απόλυτα συνυφασμένο με τον βασικό στόχο του Έργου.