Ο εσωτερικός έλεγχος καθίσταται ένα υπερπολύτιμο εργαλείο στα χέρια του κάθε οργανισμού αλλά και της Δημόσιας Υπηρεσίας στο σύνολό της
Οι οργανισμοί σήμερα τόσο στον ιδιωτικό όσο και στον δημόσιο τομέα δέχονται μεγάλες πιέσεις, αφού οι κίνδυνοι, η περιπλοκότητα και η αβεβαιότητα είναι τα κύρια στοιχεία που χαρακτηρίζουν το περιβάλλον στο οποίο λειτουργούν. Σήμερα όσο ποτέ άλλοτε, η διεύθυνση κάθε οργανισμού καλείται να περιορίσει ή/και να αντιμετωπίσει αποτελεσματικά κάθε μορφής κινδύνους που δυνατό να αποτρέψουν τον οργανισμό να επιτύχει τους στρατηγικούς του στόχους. Σημαντικό εργαλείο στη διαχείριση αυτών των κινδύνων αποτελεί η ύπαρξη ενός ολοκληρωμένου συστήματος ελέγχου.
Σύμφωνα με τις σύγχρονες μεθόδους αλλά και επικρατούσες αντιλήψεις περί διακυβέρνησης, ένα ορθολογικά οργανωμένο, αξιόπιστο και αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου προϋποθέτει την ύπαρξη τριών διακριτών επιπέδων ελέγχου, που αφορούν τις εσωτερικές διαδικασίες ελέγχου (internal controls), τον εσωτερικό έλεγχο (internal audit) και τον εξωτερικό έλεγχο.
Το πρώτο επίπεδο ελέγχου περιλαμβάνει όλες τις εσωτερικές διαδικασίες ελέγχου που η Διεύθυνση ενός οργανισμού, στην περίπτωση της Δημόσιας Υπηρεσίας ένα Υπουργείο/Τμήμα/Υπηρεσία, έχει σχεδιάσει και εφαρμόζει επί καθημερινής βάσης, έχοντας ως στόχο την εύρυθμη και αποδοτική λειτουργία του. Η Διεύθυνση του οργανισμού είναι, επομένως, αποκλειστικά υπεύθυνη για τον σχεδιασμό, την εφαρμογή, την αξιολόγηση και τη συνεχή βελτίωση των πλέον κατάλληλων διαδικασιών ελέγχου, που αποσκοπούν στην πρόληψη και εντοπισμό λαθών, που περιλαμβάνουν για παράδειγμα τον λογιστικό έλεγχο ενός τιμολογίου, προτού αυτό προωθηθεί για πληρωμή.
Ο εσωτερικός έλεγχος, ως δεύτερο επίπεδο ελέγχου, αποτελεί μιαν ανεξάρτητη, αντικειμενική, διασφαλιστική και συμβουλευτική δραστηριότητα, σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες ενός οργανισμού. Γενικότερα, ο εσωτερικός έλεγχος βοηθά έναν οργανισμό να επιτύχει τους στόχους του, αξιολογώντας με μια συστηματική και μεθοδική προσέγγιση τις διαδικασίες διαχείρισης των κινδύνων, του συστήματος εσωτερικών διαδικασιών ελέγχου και της διακυβέρνησης του οργανισμού, διατυπώνοντας προτάσεις για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητάς τους.
Ο εσωτερικός έλεγχος διενεργείται μέσω μιας επαγγελματικής προσέγγισης, που αποσκοπεί στην αξιολόγηση του περιβάλλοντος ελέγχου ενός οργανισμού και των κινδύνων που αντιμετωπίζει, και οι οποίοι δύναται να τον αποτρέψουν από το να επιτύχει τους στόχους του. Η εν λόγω αξιολόγηση γίνεται σε συνεχή βάση, με απώτερο σκοπό την ενδυνάμωση του περιβάλλοντος ελέγχου, των λειτουργιών και διαδικασιών, την αποφυγή λαθών, αναποτελεσματικών πρακτικών και διαδικασιών.
Επομένως, ο εσωτερικός έλεγχος όχι μόνο καθίσταται αναπόσπαστο μέρος, αλλά αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο και τη ραχοκοκκαλιά ενός ορθά δομημένου και συγκροτημένου συστήματος διαχείρισης και ελέγχου, αφού ουσιαστικά ενεργεί ως ένα «δίχτυ ασφαλείας» για την όλη οργάνωση και τη συμμόρφωση του οργανισμού με νομοθεσίες, κανονισμούς και βέλτιστες πρακτικές.
Ο εξωτερικός έλεγχος, ως τρίτο επίπεδο ελέγχου, διενεργείται από την Ελεγκτική Υπηρεσία του Κράτους, εκτείνεται πέραν από τον λογιστικό έλεγχο, ο οποίος αποσκοπεί στη διακρίβωση της ορθότητας των εισπράξεων και πληρωμών, και καλύπτει το θέμα της νομιμότητας, αν δηλαδή οι δαπάνες και οι πληρωμές διενεργούνται σύμφωνα με τους νόμους και ειδικά σύμφωνα με τον Προϋπολογισμό που εγκρίνεται από τη Βουλή. Καλύπτει, επίσης, τον τομέα της αποτελεσματικής διαχείρισης των ελεγχόμενων οργανισμών, καθώς επίσης και τη διενέργεια ελέγχων τεχνικής φύσεως. Ο εσωτερικός και ο εξωτερικός έλεγχος συμβάλλουν, επομένως, στην καλή διακυβέρνηση ενός οργανισμού, προωθώντας τη συμμόρφωση με τη νομιμότητα και τη βελτίωση της διαφάνειας, της λογοδοσίας και των διαδικασιών διαχείρισης και ελέγχου.
Αναγνωρίζοντας την αναγκαιότητα για εκσυγχρονισμό της Δημόσιας Υπηρεσίας και λαμβάνοντας υπ' όψιν το ανταγωνιστικό περιβάλλον της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και τις νέες απαιτήσεις που επιβάλλονταν από τις αρχές της καλής διακυβέρνησης, η Κυπριακή Δημοκρατία θέσπισε τον Ιούλιο του 2003 τον περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμο, βάσει του οποίου ιδρύθηκε η ανεξάρτητη Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου της Δημοκρατίας, της οποίας προΐσταται ο Έφορος Εσωτερικού Ελέγχου.
Η Υπηρεσία αποτελεί την κεντρική αρχή για τη διενέργεια εσωτερικού ελέγχου στις κρατικές υπηρεσίες και έχει διενεργήσει με επιτυχία τα τελευταία χρόνια σε διάφορα
Υπουργεία/Τμήματα/Υπηρεσίες της Δημόσιας Υπηρεσίας ελέγχους, που έχουν καταλήξει σε σειρά εποικοδομητικών συστάσεων προς τις αρμόδιες Διευθύνσεις της, για την εφαρμογή των κατάλληλων διαδικασιών όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου.
Μέσα στο πλαίσιο των πιο πάνω ελέγχων, η Υπηρεσία έχει επιτύχει σημαντικές καινοτομίες και επιτεύγματα μέσω της διενέργειας ελέγχων σε οριζόντια θέματα, τα οποία άπτονται της αρμοδιότητας είτε αριθμού Κρατικών Υπηρεσιών είτε ακόμη του συνόλου της Δημόσιας Υπηρεσίας, καθώς και της διενέργειας εξειδικευμένων ελέγχων σε θέματα ασφάλειας μηχανογραφικών συστημάτων, που αποσκοπούν στη θωράκιση και ενδυνάμωση των συστημάτων πληροφορικής.
Μέσω νέων θεσμικών ρυθμίσεων και στο πλαίσιο περαιτέρω ενδυνάμωσης των μηχανισμών ελέγχου της κρατικής μηχανής, θεσπίστηκε τον Φεβρουάριο του 2014 ο περί της Δημοσιονομικής Ευθύνης και του Δημοσιονομικού Πλαισίου Νόμος, [Ν.20(Ι)/2014] βάσει του οποίου κάθε οικονομικός φορέας (υπουργεία, τμήματα, φορείς συνταγματικών εξουσιών και υπηρεσιών και ανεξάρτητα γραφεία, που περιλαμβάνονται στον Προϋπολογισμό της Δημοκρατίας), προβαίνει στις απαραίτητες διευθετήσεις για εφαρμογή και λειτουργία συστήματος εσωτερικού ελέγχου, για τις δραστηριότητες που είναι υπό την ευθύνη του.
Ο εσωτερικός έλεγχος αποτελεί αναγκαίο στοιχείο αλλά και σημαντικό παράγοντα στην επίτευξη των στόχων ενός οργανισμού. Υπό το φως των ιδιαίτερα δύσκολων συνθηκών που διέρχεται σήμερα η οικονομία και ο τόπος μας ευρύτερα, ο εσωτερικός έλεγχος καθίσταται ένα υπερπολύτιμο εργαλείο στα χέρια του κάθε οργανισμού αλλά και της Δημόσιας Υπηρεσίας στο σύνολό της. Μέσω της ανεξάρτητης, αντικειμενικής και συμβουλευτικής δραστηριότητας που παρέχει, ενδυναμώνει τα συστήματα ελέγχου και βελτιώνει τη διαχείριση κινδύνων και διακυβέρνησης των οργανισμών, προκειμένου να επιτύχουν τους στόχους τους με οικονομικότητα, αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα.
Ειδικά σε περιόδους οικονομικής κρίσης, οπότε η συνετή δημοσιονομική διαχείριση αποτελεί μονόδρομο, ο εσωτερικός έλεγχος αυξάνει την αξία που προσθέτει στη Δημόσια Υπηρεσία με προτάσεις για κατάλληλο ανασχεδιασμό διαδικασιών, ώστε να απαιτούνται λιγότεροι πόροι -ανθρώπινοι και υλικοί- για την υλοποίηση των στόχων του δημοσίου, προσθέτοντας παράλληλα αξία στην όλη προσπάθεια για εκσυγχρονισμό και αναμόρφωση της κρατικής μηχανής.
ΑΝΔΡΕΑΣ Μ. ΛΑΜΠΡΙΑΝΟΥ
Έφορος Εσωτερικού Ελέγχου της Δημοκρατίας
