...καθοδηγεί την Εξωτερική Ανάθεση
Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον, ολοένα και περισσότερες επιχειρήσεις στην προσπάθειά τους να επικεντρωθούν στον κεντρικό πυρήνα του τομέα δραστηριότητάς τους για να προσφέρουν προϊόντα και υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας, να μειώσουν το κόστος και να αυξήσουν τα έσοδά τους, να αποκτήσουν μεγαλύτερη πρόσβαση σε νέες τεχνολογίες, να αυξήσουν την ευελιξία τους και να γίνουν πιο ανταγωνιστικές, εγκαταλείπουν τα καθιερωμένα παραδοσιακά επιχειρηματικά μοντέλα και στρέφονται προς την Εξωτερική Ανάθεση (Outsourcing).
Αν η στροφή αυτή γίνει με ορθόδοξο τρόπο, σίγουρα θα αποτελέσει μια νέα πρόκληση ανοίγοντας νέους ορίζοντες για τις επιχειρήσεις. Το νέο διεθνές πρότυπο ISO 37500:2014 «Guidance on Outsourcing» ακριβώς έχει σκοπό να καθοδηγήσει τις επιχειρήσεις να πραγματοποιήσουν αυτήν τους την προσπάθεια με επιτυχία. Καλύπτει όλα τα κύρια στάδια διαχείρισης μιας Εξωτερικής Ανάθεσης, ανεξάρτητα από το μέγεθος των επιχειρήσεων και τους τομείς δραστηριοποίησής τους.
Η Εξωτερική Ανάθεση είναι η ανάθεση υπηρεσιών και εργασιών μιας επιχείρησης (=πελάτης) σε εξωτερικό συνεργάτη (=προμηθευτής) και διέπεται από τα ακόλουθα:
-η όλη διαδικασία βασίζεται σε στρατηγική απόφαση του πελάτη (υλοποίηση ή ανάθεση)
-οι πόροι μπορούν να μεταφερθούν στον προμηθευτή
-ο προμηθευτής είναι αρμόδιος για την παράδοση των ανατιθέμενων υπηρεσιών για μια συμφωνημένη χρονική περίοδο
-οι υπηρεσίες μπορούν να μεταφερθούν από έναν υπάρχοντα προμηθευτή σε άλλον
-ο πελάτης είναι υπεύθυνος για τις ανατιθέμενες υπηρεσίες και ο προμηθευτής είναι αρμόδιος για την εκτέλεσή τους.
H Εξωτερική Ανάθεση δεν είναι καινούργια πρακτική. Τα τελευταία χρόνια, όμως, υπήρξε δραματική αύξηση της εφαρμογής της, η οποία και αναμένεται να συνεχιστεί. Μπορεί να καλύψει τις περισσότερες από τις εργασίες μιας επιχείρησης, ξεκινώντας από τις πιο βασικές και φθάνοντας μέχρι τις πιο εξειδικευμένες. Για παράδειγμα, υπάρχουν αρκετές επιχειρήσεις που έχουν εμπιστευθεί σε τρίτους την πλειονότητα των εργασιών τους, από την παραγωγή των πρώτων υλών, τη συσκευασία και τη διανομή των προϊόντων μέχρι τις εργασίες διαφήμισης και προώθησης, έχοντας κρατήσει μόνο τη διοίκηση, τη γενική εποπτεία και την εμπορική διαχείριση.
Παρ’ όλον ότι η βασική ιδέα της Εξωτερικής Ανάθεσης μπορεί να είναι ευεργετική, η εισαγωγή ενός εξωτερικού τρίτου συμβαλλόμενου μέρους μπορεί τελικά να αποβεί μοιραία και να οδηγήσει σε χαμηλότερη ποιότητα, πιο πολύπλοκες αλληλεπιδράσεις, βραδύτερη ανταπόκριση και δυσαρεστημένους πελάτες και εργαζομένους. Οι επιχειρήσεις μπορούν τώρα να επωφεληθούν από την καθοδήγηση που προσφέρει το πρότυπο ISO 37500 και με την έγκαιρη αναγνώριση των πιθανών κινδύνων να αποφύγουν να πέσουν στις συνηθισμένες αυτές παγίδες.
Οι συναλλαγές Εξωτερικής Ανάθεσης πολύ συχνά γίνονται κατά μήκος των εθνικών συνόρων, γεγονός το οποίο προσδίδει περισσότερη ευελιξία και επιλογές στις επιχειρήσεις, αλλά ταυτόχρονα δημιουργεί και εμπόδια, κυρίως όταν πρόκειται για θέματα ορολογίας, καλών πρακτικών και αλληλοκατανόησης. Το ISO 37500 προσφέρει την κοινή γλώσσα και το πλαίσιο συνεργασίας, εξοικονομώντας χρόνο και βελτιώνοντας τις επιχειρηματικές σχέσεις.
Με αυτόν τον τρόπο «φέρνει» στην ίδια πλευρά όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, δηλαδή τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους επαγγελματίες όπως:
-τους ιθύνοντες και τους εξουσιοδοτημένους εκπροσώπους τους
-όλους τους συμμέτοχους που δεσμεύονται στη δημιουργία ή/και στη διαχείριση μιας συναλλαγής Εξωτερικής Ανάθεσης
-το προσωπικό με οποιοδήποτε επίπεδο εμπειρίας στην Εξωτερική Ανάθεση.
Το ISO 37500, το οποίο εστιάζεται στις σχέσεις μεταξύ επιχειρήσεων και κυρίως στις εμπορικές τους συναλλαγές, αναμένεται να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να δημιουργήσουν ένα ευπροσάρμοστο επιχειρηματικό μοντέλο, το οποίο θα διευκολύνει τις επιτυχημένες αλληλεπιδράσεις της Εξωτερικής Ανάθεσης. Το πρότυπο στην ουσία αφορά την από κοινού λήψη αποφάσεων, την από κοινού παροχή υπηρεσιών, και την από κοινού διακυβέρνηση σε μια συναλλαγή Εξωτερικής Ανάθεσης, η οποία σε τελική ανάλυση αποτελεί μια ξεχωριστή συνεργασία.
Το ISO 37500 προορίζεται για χρήση από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, είναι όμως ιδιαίτερα χρήσιμο στα ανώτερα στελέχη, γιατί μπορούν να το χρησιμοποιήσουν για να εντοπίζουν τους πιθανούς κινδύνους που σχετίζονται με την παροχή υπηρεσιών από εξωτερικούς συνεργάτες, ώστε να μπορούν να είναι καλύτερα προετοιμασμένοι και να θέτουν σε εφαρμογή τις κατάλληλες πρακτικές, διασφαλίζοντας την επιτυχία στις συναλλαγές της Εξωτερικής Ανάθεσης.
Συμπερασματικά, το ISO 37500 αποτελεί ένα πολύτιμο εργαλείο στα χέρια των επιχειρήσεων, με το οποίο είναι πλέον σε θέση να συνάψουν και να διατηρήσουν επιτυχημένες συμφωνίες Εξωτερικής Ανάθεσης καθ’ όλην τη διάρκεια ισχύος των συμβάσεων, προς αμοιβαίο όφελος του πελάτη και του προμηθευτή. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να μελετήσουν το πρότυπο χωρίς οποιαδήποτε επιβάρυνση ή και να το αγοράσουν στο Κέντρο Πληροφόρησης και Εξυπηρέτησης (ΚΕΠΕ) του Κυπριακού Οργανισμού Τυποποίησης (CYS). Η προμήθεια του προτύπου μπορεί επίσης να γίνει πολύ εύκολα σε ηλεκτρονική μορφή από την ιστοσελίδα του CYS (www.cys.org.cy).
ΓΙΑΝΝΗΣ ΒΑΣΙΑΔΗΣ
Μηχανολόγος Μηχανικός και εργάζεται ως Λειτουργός Τυποποίησης στον Κυπριακό Οργανισμό Τυποποίησης (CYS)
