Μέγιστη ασφάλεια 24ώρες το 24ωρο, αξιοπιστία και εχεμύθεια σε προσιτή τιμή, είναι αυτό που μπορεί να προσφέρει η Fileminders στους πελάτες – συνεργάτες της. Μιλώντας στη Business Weekly, η Document Solutions Consultant,της εταιρείας, Ρένα Γεωργίου ανέφερε ότι η επιλογή ενός εξωτερικού συνεργάτη, σε θέματα διαχείρισης και αποθήκευσης των αρχείων, θα βοηθήσει και θα πιστοποιήσει την εγκυρότητα, την ασφάλεια και την εμπιστευτικότητα των δεδομένων αυτών μειώνοντας σημαντικά τον προϋπολογισμό των εταιριών.
Από την ονομασία της εταιρείας μπορεί κάποιος να καταλάβει το βασικό στοιχείο της. Τα αρχεία. Ναι, αυτό είναι αλήθεια αλλά αυτό ήταν μόνο η αρχή. Η Fileminders Ltd ιδρύθηκε το 2003 και δραστηριοποιείται στο τοµέα της επαγγελµατικής διαχείρισης αρχείων και πληροφοριών προσφέροντας ολοκληρωμένες λύσεις σε όλο το εύρος των σχετικών υπηρεσιών.
Οι λύσεις της Fileminders απευθύνονται σε όλες τις εταιρείες, ανεξαρτήτως μεγέθους ή τύπου εργασιών. Κύρια προτεραιότητα είναι οι λύσεις να προσαρμόζονται στις ανάγκες των πελατών της, µε προσωπική φροντίδα και πάντα βάση των διεθνών προτύπων.
Οι υπηρεσίες που προσφέρει η Fileminders είναι:
• Διαχείριση και ασφαλή φύλαξη εγγράφων - Records Management Solutions.
• Ψηφιοποίηση και Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων - Scanning and Document Management
• Διαχείριση και Ασφαλή Φύλαξη Backup Tapes - Media Vault
• Ασφαλή και Εμπιστευτική Καταστροφή των Εγγράφων - Secure Document Shredding
• Συμβουλευτικές Υπηρεσίες
Η όλη φιλοσοφία και δραστηριότητα της εταιρίας αποτελεί καινοτομία από μόνη της. Τόσο η διεύθυνση όσο και το προσωπικό δραστηριοποιούνται μέσα σε ένα καινοτόμο περιβάλλον δεδομένου ότι η εταιρεία είναι η πρώτη στο είδος της με υψηλά πρότυπα και προδιαγραφές που διασφαλίζουν την άριστη ποιότητα, ασφάλεια και απόλυτη εχεμύθεια στους πελάτες μας.
Το 2007 η εταιρεία βραβεύτηκε µε το Βραβείο Καινοτομίας από την Κυπριακή Ομοσπονδία Εργοδοτών και Βιομηχάνων (Ο.Ε.Β). Σημαντική διάκριση είχε και στα βραβεία In Business Awards 2011, µε το βραβείο ‘Καλύτερη Μικροµεσαία Επιχείρηση 2011’. Μέλος του PRISM International European Advisory Council έγινε η εταιρεία FILEMINDERS Ltd to 2012.
Όντας καθημερινά σε επαφή με κυπριακές επιχειρήσεις, έχετε εντοπίσει προβλήματα στα θέματα ελέγχου, αρχειοθέτησης και διατήρησης χαμηλού λειτουργικού κόστους;
Λόγω της σημερινής οικονομικής κατάστασης, οι έλεγχοι που υπόκεινται οι διάφορες εταιρείες και η σημαντικότητα της εύκολης πρόσβασης και της εμπιστευτικότητας των εγγράφων τους, είναι θέμα που τις απασχολεί έντονα. Η αντίληψη πολλών οργανισμών ότι, έχοντας τα έγγραφα κοντά τους, τα προστατεύουν και τα βρίσκουν πολύ πιο εύκολα, είναι λανθασμένη, καθώς υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορεί να συμβούν και να μην γίνουν αντιληπτά. Αλληλένδετο με αυτό είναι και η συνεχής αύξηση των λειτουργικών εξόδων.
Πόση σημασία δίνουν οι κυπριακές εταιρείες σε θέματα ασφάλειας πληροφοριών και διαχείρισης κινδύνου;
Σίγουρα όχι την απαιτούμενη, αφού καθημερινά έρχομαι σε επαφή με επιχειρήσεις, οι οποίες έχουν εκτεθειμένα σημαντικά και εμπιστευτικά έγγραφα ίσως λόγω αμέλειας, μειωμένου αποθηκευτικού χώρου, καθώς και της ελάχιστης εμπειρίας, στη διαχείριση των σημαντικών αυτών πληροφοριών. Η ασφάλεια του αρχείου των εταιρειών, είναι κάτι που θα έπρεπε να είναι προτεραιότητα τους, καθώς απαιτείται μόνο ένα λάθος διαρροής πληροφόρησης για να αντιληφθούνε τη σημασία του.
Η επιλογή ενός εξωτερικού συνεργάτη, ο οποίος ειδικεύεται σε θέματα διαχείρισης και αποθήκευσης των αρχείων, θα διασφαλίσει την εγκυρότητα, την ασφάλεια και την εμπιστευτικότητα των δεδομένων αυτών. Λόγω της ευθύνης που νιώθουμε προς τους συνεργάτες και τους πελάτες μας, παρακολουθούμαι καθημερινά τις τελευταίες εξελίξεις στον τομέα μας και τις εφαρμόζουμε και στην Κύπρο. Συνεχίζουμε να αξιολογούμε και να επενδύουμε στον καλύτερο εξοπλισμό και στη νέα γνώση. Επίσης η εταιρία ακολουθεί διαδικασίες με συγκεκριμένα ποιοτικά πρότυπα (ISO 9001, EMAS, Recycling License), αλλά και πρότυπα από διεθνής οργανισμούς (Member of Prism and NAID Associations).
Με ποιους τρόπους η εταιρεία σας είναι σε θέση να βοηθήσει τις εταιρείες που αντιμετωπίζουν τέτοιου είδους προβλήματα;
Η εταιρεία μας είναι σε θέση να εξυπηρετήσει τις εταιρείες αυτές να αποκτήσουν ένα σωστό σύστημα διαχείρισης των αρχείων τους και της πληροφόρησης που εμπεριέχεται σε αυτά. Οι εγκαταστάσεις της εταιρείας και η άριστη εκπαίδευση του προσωπικού μας είναι σχεδιασμένες και εφαρμόζονται ώστε να παρέχουν την μέγιστη ασφάλεια, αξιοπιστία και εχεμύθεια σε προσιτή τιμή. Με τον τρόπο αυτό, οι πελάτες μας έχουν τον πλήρη έλεγχο και την άμεση πρόσβαση σε κάθε είδους πληροφόρηση τους, εύκολα και οργανωμένα, αφού η εταιρεία λειτουργεί 24ώρες το 24ωρο, 365 μέρες το χρόνο.
Ποια πλεονεκτήματα μπορεί να κρύβει για μια εταιρεία, η παραχώρηση ορισμένων εργασιών όπως οι ανωτέρω, σε εξωτερικό συνεργάτη, παρά η διεκπεραίωση τους εντός της ίδιας της εταιρείας;
Όπως προανέφερα, η Fileminders, διαθέτει όλα τα απαιτούμενα πιστοποιητικά, γνώση και εμπειρία στο να γίνει ο ‘silent partner’ της κάθε εταιρείας που αποφασίζει να συνεργαστεί μαζί της. Οι πελάτες μας δεν συνεργάζονται μαζί μας μόνο για την εξοικονόμηση χώρου, αλλά και για την δίκαιη τιμολόγηση που προσφέρουμε.
Για παράδειγμα, ενοικιάζοντας μια αποθήκη από ένα τρίτο, το κόστος αυτής είναι πάγιο, ασχέτως εάν αυτή είναι πλήρης ή όχι. Άρα, έχοντας έστω και ένα κιβώτιο μέσα στον χώρο αυτό, θα πληρώνεις το ενοίκιο για ολόκληρη την αποθήκη.
Έχοντας, όμως, ως συνεργάτη τη Fileminders, πληρώνεις ακριβώς για το χώρο που χρησιμοποιείς και για κάθε επιπλέον κιβώτιο που προσθέτεις, χωρίς πάγιο ποσό, δίνοντας έτσι ένα εύκολα μετρήσιμο, δίκαιο και κλιμακωτό τρόπο τιμολόγησης.
Επίσης, όταν ο ‘κύκλος ζωής’ των εγγράφων παρέλθει και θα καταστραφούν, αυτόματα αναπροσαρμόζεται και το κόστος. Έχοντας το ενοίκιο μιας αποθήκης, το κόστος αυτής δεν θα είναι ποτέ προσαρμοσμένο με την χρήση και την πληρότητα της. Περαιτέρω έχοντας την Fileminders σαν εξωτερικό συνεργάτη, δίνεται η δυνατότητα στους πελάτες μας να επιτύχουν τη μέγιστη αποδοτικότητα του υφιστάμενου προσωπικού τους σε τομείς που θα έπρεπε να επιδοθούν και όχι στο να αναζητούν, αρχειοθετούν και να νοιάζονται για θέματα διαχείρισης αρχείου. Εξοικονομώντας τους έτσι ένα σημαντικό ποσοστό του προϋπολογισμού τους και επενδύοντας αυτό σε πιο αποδοτικές εργασίες.
Ποια τα επόμενα σχέδια σας όσον αφορά στην προσφορά νέων εργαλείων προς τις εταιρείες για την πιο εύρυθμη λειτουργία τους;
Η εταιρεία μας επεκτείνεται καθημερινά σε καινούργιες υπηρεσίες που αφορούν στην ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική φύλαξη των αρχείων, δημιουργώντας έτσι μια ευρεία βάση δεδομένων για την πιο εύκολη και γρήγορη εξυπηρέτηση των πελατών μας. Είναι μια υπηρεσία που κινείται σε γρήγορους ρυθμούς και η Fileminders προσπαθεί να είναι πάντα ένα βήμα μπροστά σε αυτό. Αυτή εμπλέκει την χρήση του Cloud καθώς και των διαφόρων εφαρμογών ανάκλησης πληροφοριών και εγγράφων σε tablets. Αισίως, οι επιχειρήσεις θα αυξήσουν τις ανάγκες τους για ένα ‘paperless’ περιβάλλον, αν και τα πράγματα δείχνουν ότι αυτή η τάση θα καθυστερήσει να τεθεί σε εφαρμογή. Γι’ αυτό και εμείς προσπαθούμε να σχεδιάσουμε και να κτίσουμε τις ανάλογες βάσεις που θα προσφέρουν στον πελάτη μας κάθε εργαλείο για να κάνει την ζωή του πιο εύκολη.
ΤΑ ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΑ ΣΧΕΔΙΑ
Ποια είναι τα μελλοντικά σχέδια της εταιρείας στην αγορά;
Παρακολουθούμε πολύ στενά την εξέλιξη των υπηρεσιών του κλάδου μας στο εξωτερικό και στα μελλοντικά σχέδια της εταιρίας είναι η μεγιστοποίηση των υπηρεσιών μας, αλλά και η επέκταση μας στη διεθνή αγορά.
Γενικότερα, η εταιρεία κινείται με γνώμονα την αξία που μπορεί να δώσει στον κάθε πελάτη της ξεχωριστά. Βάσει της εμπειρίας και της τεχνογνωσίας μας, μπορούμε να βοηθήσουμε ή απλά να συμβουλεύσουμε τις διάφορες επιχειρήσεις, να αναπροσαρμόσουν τις εσωτερικές τους διαδικασίες επιτυχαίνοντας την μέγιστη και αποτελεσματικότερη λειτουργία της καθημερινή τους ροής εργασίας.
Η εταιρεία έχει κτίσει τη φήμη της ως αξιόπιστος συνεργάτης για τις περισσότερες κορυφαίες επιχειρήσεις στην Κύπρο σε διάφορους τομείς, όπως Τράπεζες, Συνεργατικά Ιδρύματα, Ασφαλιστικές Εταιρείες, Δικηγορικά γραφεία, Ναυτιλιακές εταιρείες, Εμπορικές και πολλές άλλες.
