10 τρόποι για να δείτε την παραγωγικότητα της εταιρείας σας να εκτοξεύεται και το κόστος να πέφτει, με απλές εφαρμογές πληροφορικής

Αν σήμερα μπορούμε να μιλάμε για ένα «θαύμα», στο όνομα της τεχνολογίας, δεν είναι μόνο. γιατί η επιστήμη προσφέρει «στο πιάτο» τη δυνατότητα για ανάπτυξη και πρακτική αξιοποίηση επιστημονικών γνώσεων και μεθόδων που λύνουν τα χέρια και βάζουν σε άλλη - υψηλή διάσταση - την καθημερινή εταιρική πρακτική. Έχουμε φτάσει στο σημείο να μην μπορούμε να μιλάμε πια για «τελευταία λέξη» της τεχνολογίας, αφού νέα θαύματα φέρνουν στο φως κάθε μέρα νέες πρακτικές, οι οποίες αφήνουν άφωνους όσους τις αξιοποιούν, όταν βλέπουν την παραγωγικότητα της εταιρείας τους να παίρνει την ανιούσα και συνάμα το κόστος να πέφτει... Αυτό κι αν είναι θαύμα!

Το ζητούμενο είναι ένα: Αύξηση της παραγωγικότητας με ταυτόχρονη μείωση του κόστους. Είναι κάτι τέτοιο εφικτό; Κι αν είναι, πώς μπορεί να παίρνει σάρκα και οστά στη δική σας εταιρεία ένας στόχος - πρόκληση, που άλλες επιχειρήσεις και κυρίως το δημόσιο, χρόνια παλεύουν μάταια να φτάσουν;
Την απάντηση μπορεί να δώσει η πληροφορική με τις σύγχρονες τεχνολογικές λύσεις της. Θα πρέπει, όμως, να έχετε πάντοτε υπόψη πως δεν αρκεί η εγκατάσταση και μόνο κάποιων συστημάτων, για να φτάσετε στο επιθυμητό αποτέλεσμα και να το διατηρήσετε. Επιβάλλεται συνεχής συντήρηση και ανανέωσή τους. Χείρα βοηθείας μπορείτε να λάβετε με τους 10 τρόπους που ακολουθούν. Είναι δέκα απλές κινήσεις, οι οποίες θα σας επιτρέψουν να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να μειώσετε το κόστος της επιχείρησής σας.  Πρόκειται για πακέτα συνολικών λύσεων και επενδύσεων με βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα οφέλη. 

1. Οutsourcing  IT
Είναι η διαδικασία κατά την οποία μια επιχείρηση αναθέτει τη διαχείριση των πληροφορικών της συστημάτων (ΙΤ) σε μια ανεξάρτητη εταιρεία, η οποία εξειδικεύεται στον τομέα αυτό.
Με την έξυπνη εκμίσθωση (outsourcing) των πληροφορικών της συστημάτων και την ανάθεσή τους στους ειδικούς, μπορεί να μειώσει σημαντικά το κόστος της, καθώς δεν θα χρειάζεται να πληρώνει προσωπικό για διαδικασίες όπως η υιοθέτηση και χρήση καινούργιων τηλεπικοινωνιακών λύσεων, η σωστή χρησιμοποίηση των ηλεκτρονικών τραπεζών και η εγκατάσταση υποδομής που καταναλώνει λιγότερο ηλεκτρισμό.
Βασικά πλεονεκτήματα του outsourcing IT για τις εταιρείες είναι:
Μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτό που ξέρουν να κάνουν καλύτερα και να αφήσουν το IT στους ειδικούς.
Μπορούν να επωφεληθούν από την ευελιξία που τους παρέχει το outsourcing IT, καθώς τον ένα μήνα μπορούν να πάρουν περισσότερες υπηρεσίες, τον επόμενο πιο λίγες ή και καθόλου, ανάλογα με τις ανάγκες τους.
Μπορούν να έχουν υψηλή ποιότητα υπηρεσιών διαχείρισης IT, καθώς οι ειδικοί δύνανται να καλύψουν όλες τις ειδικότητες και τα θέματα που προκύπτουν.
It’s a fact
Με εκμίσθωση των ΙΤ συστημάτων τους, οι εταιρείες μπορούν να εξοικονομήσουν από 25% - 30% του κόστους διαχείρισης του τομέα.

2. Paperless office
Φανταστείτε ένα γραφείο χωρίς χαρτιά παντού ή αποθηκευτικούς χώρους. Ένα γραφείο όπου το χαρτί μειώνεται σημαντικά και μεταφέρεται πια σε ηλεκτρονικά αρχεία. Βασικά πλεονεκτήματα είναι η ασφάλεια, η εύκολη ανάκτηση αρχείων και backup αρχείων που μπορεί να έχουν χαθεί, περιβαλλοντικά οφέλη, η εξ αποστάσεως πρόσβαση στα αρχεία και η ευκολία στην αναζήτησή τους.
Ο όρος πρωτοχρησιμοποιήθηκε για να περιγράψει το γραφείο του μέλλοντος. Το paperless office μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση λύσεων για σωστή διαχείριση εγγραφών. Έτσι, οι εταιρείες θα μπορέσουν να μειώσουν σημαντικά το σύνολο του χαρτιού που χρησιμοποιούν.
It’s a fact
Paperless office διαθέτει ο ιδρυτής της Microsoft, Bill Gates. Το 90% των νέων που λαμβάνει είναι ηλεκτρονικά και όταν πάει για meeting και θέλει να πάρει σημειώσεις, χρησιμοποιεί το Tablet PC του, το οποίο είναι απόλυτα συγχρονισμένο με τον υπολογιστή του.

3. Office automation
Ο όρος «αυτοματοποίηση γραφείου» αναφέρεται στην ποικιλία των μηχανημάτων πληροφορικής και λογισμικού, τα οποία χρησιμοποιούνται για να δημιουργούνται, να συλλέγονται, να αποθηκεύονται, να διαχειρίζονται και να αναμεταδίδονται οι πληροφορίες που χρειάζονται σε ένα γραφείο, ώστε να διεκπεραιωθούν συγκεκριμένες εργασίες και στόχοι. Η ραχοκοκαλιά της αυτοματοποίησης είναι το δίκτυο τοπικής περιοχής.
Μέρος της διαδικασίας αποτελεί και το σωστό business process management, το οποίο βοηθά τους οργανισμούς να δράσουν ανάλογα με τις επιθυμίες και τις ανάγκες των πελατών τους.
Σε συνδυασμό με το paperless office, η αυτοματοποίηση γραφείου
προωθεί την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης και συντείνει στη συνεχή βελτίωση των διαδικασιών της και του workflow.
It’s a fact
Το 1996 η Τράπεζα Κύπρου άρχισε τη λειτουργία του πρώτου πλήρως αυτοματοποιημένου καταστήματος με εικοσιτετράωρη εξυπηρέτηση.

 4. Next generation data centre
Tο κέντρο δεδομένων επόμενης γενιάς (NGDC) είναι η εξέλιξη των σημερινών κέντρων δεδομένων (data centers), που αποτελούν το σύνολο όλων των πληροφοριακών συστημάτων ενός οργανισμού που βρίσκονται σε ένα χώρο, όπως servers, routers οι οποίοι τον συνδέουν με τον έξω κόσμο, security firewalls, email servers, web servers και λογιστικά συστήματα.
Το NGDC αποτελεί ένα concept, χάρη στο οποίο οι λύσεις που ενσωματώνονται σε αυτό μπορούν να επιτύχουν εξοικονόμηση χρημάτων σε μακροπρόθεσμό επίπεδο, καθώς τα δεδομένα αποθηκεύονται με τρόπο πιο φιλικό στο περιβάλλον και με λιγότερη κατανάλωση ενέργειας.
Παρόλο που σήμερα ένας οργανισμός ξοδεύει περισσότερα για τη συντήρηση και διαχείριση των συστημάτων του, παρά για επενδύσεις σε καινούργια συστήματα, η επένδυση στο NGDC μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του κόστους διαχείρισης και στην αύξηση της παραγωγικότητας. Ακόμα, θα επιτρέψει σε αριθμό εργαζομένων να αποδεσμευτούν και να αξιοποιηθούν πιο παραγωγικά στην εταιρεία.
It’s a fact

Η μείωση του κόστους από την μετάβαση μιας επιχείρησης στο Next Generation Data Centre  μπορεί να φτάσει και το εκπληκτικό 50%.

5. Portals
Οι διαδυκτιακές πύλες μπορεί να είναι εσωτερικές (intranet) για χρήση από το προσωπικό μιας εταιρείας ή εξωτερικές (extranets web portals). Με τις δεύτερες γίνεται εφικτό το μοίρασμα (sharing) πληροφοριών με πελάτες, συνεργάτες ή άλλα εγκεκριμένα μέλη, που έχουν πρόσβαση υπό προϋποθέσεις. Μέσω της εξωτερικής διαδικτυακής πύλης (extranet) μπορούν να ανοιχθούν καινούργια κανάλια προσέγγισης πελατών χωρίς γεωγραφικούς περιορισμούς και με πολύ μικρό κόστος. Επιτυγχάνεται, επίσης, εξυπηρέτηση πελατών με self-service λειτουργίες, διάχυση πληροφοριών και άλλα.
Μέσω της εσωτερικής πύλης (intranet) μπορεί να επιτευχθεί πιο εύκολα η επικοινωνία με όλους τους εργαζομένους σε ένα οργανισμό, η συνεργασία μεταξύ τμημάτων, η κοινή ομαδική εργασία σε projects και η ανάπτυξη κοινής εταιρικής κουλτούρας. Η παραγωγικότητα μπορεί να αυξηθεί σημαντικά, καθώς όλοι μπορούν να βλέπουν άμεσα και ταυτόχρονα ακριβείς και έγκυρες πληροφορίες (real-time updated information), πράγμα σημαντικό ιδιαίτερα σε μεγάλους οργανισμούς.
Μέσα από τη χρήση των portals μπορούν να εξοικονομηθούν σημαντικά ποσά αλλά και χρόνος. Κτίζονται αποθήκες πληροφοριών (wiki), οι εταιρείες δεν βασίζονται σε γνώσεις του προσωπικού, αλλά η γνώση μοιράζεται εντός του οργανισμού, όπως και ό, τι άλλο αφορά μια εταιρεία.  Όλο και περισσότερο τα portals χρησιμοποιούνται για τη μεταφορά και παράδοση εφαρμογών και άλλων λειτουργιών. Διαδικασίες όπως το collaboration μπορεί να διεξάγονται επιτυχώς στα πλαίσια αυτά.
It’s a fact
Στα τέλη της δεκαετίας του 1990, τα web portals απέκτησαν ιδιαίτερο ενδιαφέρον. Μετά την εξάπλωση των φυλλομετρητών πλοήγησης δικτύου (web browser), πολλές εταιρείες προσπάθησαν να αποκτήσουν ή να κτίσουν ένα portal, για να έχουν κι αυτές μερίδιο στην αγορά του διαδικτύου. Σήμερα αποτελούν αναγκαιότητα για τις επιχειρήσεις που θέλουν να είναι σε ανοιχτή επικοινωνία με τους πελάτες και τους συνεργάτες τους.  
 

6. eBanking
Επιτρέπει την αξιοποίηση ηλεκτρονικών διευκολύνσεων με τη βοήθεια της πληροφορικής, για να πληρώσει κανείς τους λογαριασμούς του, να κάνει μεταφορές χρημάτων, να παρακολουθεί συνεχώς την κίνηση του λογαριασμού του και όχι μόνο.
Το eBanking, γνωστό και ως electronic funds transfer (EFT), χρησιμοποιεί το computer και την ηλεκτρονική τεχνολογία ως υποκατάστατο των επιταγών και άλλων συναλλαγών με τη χρήση εντύπων. Η διαδικασία συναλλαγών διενεργείται καρτών ή κωδικών, οι οποίοι δίνουν τη δυνατότητα πρόσβασης σε προσωπικούς λογαριασμούς.
Όλο και περισσότερο η διαδικασία του eBanking επεκτείνεται και σε άλλα πεδία, πέρα από τις τράπεζες, καθώς πολύς κόσμος επιλέγει να πληρώνει τους λογαριασμούς του μέσω διαδικτύου, ενώ εταιρείες επιλέγουν να πληρώνουν τις κοινωνικές ασφαλίσεις του προσωπικού τους αλλά και τους μισθούς από το διαδίκτυο.
Αξίζει να αναφέρουμε ότι με τη χρήση του μπορούν οι οργανισμοί ή ο εκάστοτε χρήσης να εξοικονομήσει χρόνο, καθώς δεν χρειάζεται να απομακρυνθεί από το γραφείο του.
It’s a fact
Στο εξωτερικό πρωτοπαρουσιάστηκε το 1980, όμως έγινε δημοφιλές πριν τα μέσα της δεκαετίας του 1990. Στην Κύπρο εφαρμόστηκε γύρω στο 1999, μειώνοντας σταδιακά τον όγκο εργασίας στις τράπεζες.

7. eLearning
 Ένα είδος τεχνολογίας, το οποίο υποστηρίζει την εκπαίδευση και τη μάθηση. Μέσο διδασκαλίας είναι η πληροφορική τεχνολογία. Αξιοποιείται σημαντικά η ψηφιακή τεχνολογία αλλά και το internet.            Η εκπαιδευτική διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, πολυμεσικές παρουσιάσεις (multimedia presentations, animations), βίντεο και διαδραστικά παιγνίδια.
To eLearning προσφέρεται και για επιχειρήσεις. Μέσα από συγκεκριμένες στρατηγικές, οι εταιρείες χρησιμοποιούν το δίκτυό τους για να παραδώσουν μαθήματα εκπαίδευσης στους εργαζομένους. 
Χρησιμοποιείται σε πολλές εταιρείες και χάρη σε αυτό οι εργαζόμενοι που βρίσκονται αλλού έχουν πρόσβαση στις εκπαιδευτικές διευκολύνσεις. Μπορεί να επιτύχει εξοικονόμηση χρόνου και σίγουρα χρήματος, καθώς αποφεύγονται τα πολλά ταξίδια και η εκπαίδευση γίνεται κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. 
It’s a fact
Στην Κύπρο, το Κέντρο Παραγωγικότητας (ΚΕΠΑ) προσφέρει eLearning μέσω του διαδικτυακού του συστήματος e- Gnosis, το οποίο στοχεύει στην προώθηση της διά βίου μάθησης και την αναβάθμιση του ανθρώπινου δυναμικού των κυπριακών επιχειρήσεων. Η υπηρεσία είναι δωρεάν, προσβάσιμη ανά πάσα στιγμή και απευθύνεται στο σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού.
Απαιτείται μόνο εγγραφή στο σύστημα. Σύντομα αναμένεται να προσφέρονται και εκπαιδευτικά προγράμματα eLearning από το ΚΕΠΑ.

8. Επικοινωνίες
 Οι νέες τεχνολογίες προσφέρουν διάφορους νέους τρόπους επικοινωνίας των επιχειρήσεων με τους συνεργάτες τους.
Teleconferencing ή videoconferencing, παρουσιάσεις και τηλεφωνικές συνδιαλέξεις μέσω διαδικτύου, μπορούν να εξοικονομήσουν σημαντικό κόστος για τις εταιρείες, οι οποίες έχουν δραστηριότητα και σε άλλες χώρες.
Λύσεις απευθείας επικοινωνίας και instant messaging, όπως IP telephony, MSΝ/Yahoo messengers και Skype μπορούν να μειώσουν σημαντικά το κόστος για μια εταιρεία, η οποία θα γλυτώσει έξοδα ταξιδίων για meetings και πολύωρων τηλεφωνημάτων για διευθετήσεις με συνεργάτες που βρίσκονται μακριά.
It’s a fact
Η πρώτη τηλεδιάσκεψη (teleconference) έγινε πριν από 47, περίπου, χρόνια από τις εταιρείες American Telephone και Telegraph (AT&T) με τη χρήση μιας τηλεφωνικής συσκευής με οθόνη.

9. Enterprise resource planning (ERP)
 Είναι ένα επιχειρησιακό σύστημα, το οποίο ενοποιεί όλα τα τμήματα των επιχειρήσεων και βοηθά στην καλύτερη οργάνωση των αποθηκών, των διαδικασιών παραγγελιών, των πωλήσεων, της διανομής, της παραγωγής, της εφοδιαστικής αλυσίδας, του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού και άλλων τομέων.
Είναι σχεδιασμένο για να συντονίζει και να συνδυάζει όλους τους πόρους μιας εταιρείας, τις πληροφορίες και τις δραστηριότητες που χρειάζονται για να ολοκληρωθούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες.
Χαρακτηρίζεται από μια πλειάδα επιχειρηματικών λειτουργιών, όπως είναι η παραγωγή, η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, τα οικονομικά της, τα διάφορα έργα της, οι ανθρώπινοι πόροι και η διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες της από ένα κεντρικό χώρο δεδομένων.
Η κοινή βάση δεδομένων, στην οποία στηρίζεται, επιτρέπει σε κάθε τμήμα της επιχείρησης ανά πάσα στιγμή να αποθηκεύει και να αναζητεί πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο. Το σύστημα βοηθά έτσι ώστε οι πληροφορίες να είναι πάντα αξιόπιστες και εύκολα προσβάσιμες. Ανά πάσα στιγμή η επιχείρηση μπορεί να το ρυθμίσει ανάλογα με τις ανάγκες της, να υιοθετήσει και να ανανεώσει τις λύσεις της από διαφορετικούς παροχείς, για να βελτιώσει την επιχειρηματική της απόδοση.
It’s a fact
Ειδικοί του κλάδου εκτιμούν ότι είναι αναγκαίο μια επιχείρηση να έχει ανά πάσα στιγμή αξιόπιστη πληροφόρηση για την πραγματική της κατάσταση. Κι αυτό μπορεί να το επιτύχει, κυρίως, με τη σωστή αξιοποίηση των τεχνολογικών συστημάτων.

10. Customer relationship management (CRM)
Αποτελεί τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεται μια εταιρεία τις σχέσεις με τους πελάτες της και τις πληροφορίες που διατηρεί και συλλέγει γι’ αυτούς. Η διαχείριση γίνεται μέσω ενός λογισμικού CRM, το οποίο χρησιμοποιείται από μια εταιρεία για να πορεύεται και να οργανώνει τις επαφές με τους υφισταμένους και τους υποψήφιους πελάτες της.
Το λογισμικό CRM χρησιμοποιείται για να υποστηρίζει αυτές τις διαδικασίες, τις πληροφορίες για τους πελάτες και τις αλληλεπιδράσεις, οι οποίες θα είναι αποθηκευμένες και προσβάσιμες από τους εργαζομένους σε διαφορετικά τμήματα της εταιρείας. Στόχος του τυπικού CRM είναι να βελτιώνει τις υπηρεσίες που παρέχονται στους πελάτες και να χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες επαφής για στοχευμένο marketing. Έτσι, μπορεί να εξοικονομήσει πολλά χρήματα για άσκοπες επιστολές και άλλου τύπου επικοινωνίες.
It’s a fact
Μια πετυχημένη εφαρμογή CRM απαιτεί συνολική προσέγγιση και δεν εξαρτάται μόνο από τις τεχνολογίες της πληροφορίας, αλλά και από τις στρατηγικές που αφορούν στις σχέσεις μιας εταιρείας με τους πελάτες της.